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Produtividade com o Método GTD – “A arte de fazer acontecer”

16/07/2018 - Helder Moura

Olá, concursando(a)!

Eu sou o Prof. Helder Moura. Deixarei as apresentações para você ver no site do LSEnsino: https://goo.gl/BMwiMT

Vamos ganhar tempo e falar sobre produtividade, para isso preparei o artigo abaixo:

Produtividade com o Método GTD – “A arte de fazer acontecer”

Algumas vezes, você chega ao final do dia com pouca ou nenhuma energia para outras atividades que planejou e, assim, acaba não realizando-as? Você planeja fazer algumas coisas e depois percebe que não fez nada daquilo, mas que também não parou nenhum instante? Parece que corre e não sai do lugar?

Eu já passei por essas situações e outras semelhantes que levavam a minha produção lá pra baixo. Mesmo tendo algo para fazer o tempo todo e levantando cedo, eu não me sentia produtivo. Em determinado momento, eu parei de culpar as outras pessoas, e com isso, deixei de arrumar desculpas para não conseguir concluir certas tarefas. Algumas ações me ajudaram bastante a melhorar o meu nível de produção, entre elas, posso citar o método GTD.

Professor, o que é esse tal método?

Embora, leve esse nome de método, não é nada engessado. O GTD (Getting Things Done) ou “A arte de fazer acontecer”, em português, é um método de gerenciamento de tempo e foi criado por David Allen, um consultor e instrutor em produtividade, norte-americano. Ele começou a aplicar sua perspectiva em produtividade com negócios na década de 1980, quando ganhou um contrato para projetar um programa para executivos e gerentes em uma companhia norte-americana aeroespacial.

O GTD tem a mesma base comum de um conceito dito por Bruce Lee:

“Você coloca a água em um copo, ela se torna o copo. Você coloca a água em uma garrafa, ela se torna a garrafa. Você coloca ela em uma chaleira, ela se torna a chaleira. A água pode fluir, a água pode destruir. Seja água meu amigo.” BRUCE LEE

Muitas vezes pode parecer que ter o controle seja o mesmo de ter tudo pré-estabelecido, uma forma padrão de solução para determinados conflitos, porém é exatamente o contrário. Ter o controle da situação, no contexto que estamos tratando, significa você saber que os acontecimentos externos nem sempre dependem da sua ação, mas como você vai assimilar essas informações e contorna-las sim! Daí vem a analogia com a frase atribuía ao ator Bruce Lee.

Na prática, o GTD se baseia em cinco passos para aumentar a produtividade:

Capturar: Tirar da mente todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável. A ideia é evitar que sua mente transite entre o que você esteja fazendo e aquilo que você pretende fazer ou já fez. Escolhi essa palavra “transite”, justamente, para compararmos ao trânsito no sentido de tráfego, pois esse momento é bem angustiante para quem deseja chegar logo a um destino e se encontra em meio a um engarrafamento, por exemplo.

Esclarecer: Costumo dizer que aqui é onde nós faremos a separação entre as demandas e decidir o que é prioridade ou não. Eu costumo fazer duas listas, uma chamada de tarefas de resultado e outra de tarefas comuns. Os nomes já são bem sugestivos do que constará em cada uma, né? Comentarei sobre elas no próximo item.

Organizar: Com as suas listas de tarefas bem organizadas você poderá acessá-las na hora certa e no lugar certo e não perderá tempo. O ideal é não deixar a lista das tarefas comuns muito extensa, pois senão, nos ocuparemos bastante e não veremos resultados práticos com a nossa meta.

As tarefas de resultado, como o próprio nome sugere, são aquelas que nos direcionam aos resultados que pretendemos, ou seja, a conclusão de nossas metas. As tarefas comuns são atividades rotineiras que muitas vezes nos demandam mais tempo que as outras, pois ficamos a todo tempo em redes sociais, assistindo a seriados, ou fazendo outras coisas que não somam resultados para atingirmos as nossas metas.

As atividades comuns não devem ser ignoradas, mas sim alocadas em horários estratégicos. Por exemplo, eu confiro as redes sociais, apenas em determinados horários do dia. Uma outra ideia, pode ser, encaixar as tarefas comuns a cada “X” tarefas de resultado. Mas esses são, apenas, exemplos para inspirar você, cada um sabe de sua disponibilidade.

Refletir: Uma boa organização é importantíssima, como vimos acima, mas se ela não for revista e reajustada sempre, aos poucos ficará incompatível com sua realidade, pois imprevistos acontecem, sempre, e podem mudar cenários. Dessa forma, a revisão de todo o nosso sistema nos ajudará a não perder nada de vista, além de nos manter atualizados sempre.

Engajar: Significa, executar a tarefa atual com foco, ou seja, ver somente essa atividade na sua frente. Eu costumo associar foco a uma corrida de alta velocidade, pois se você olhar para o lado, por mais interessante que seja o ambiente, você só conseguirá ver um misto de cores não definidas e sem forma. Por outro lado, se você andar lentamente (sem foco) verá toda a paisagem, contudo, poderá se deparar com algum obstáculo na sua frente e sem querer participar de uma vídeo cacetada, rsrs. Quando faço algo com foco, eu sei que estou fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto.

Quando nos distraímos com várias atividades comuns durante o dia, acabamos deixando de lado as tarefas de resultado; com isso, é comum nós dizermos: eu fiz tanta coisa e parece que não fiz nada. Pode acontecer, ainda, de programarmos algo para fazer e não dar tempo. Os cinco passos do método GTD funcionam como um roteiro para auxiliar na organização, por isso, é interessante compreender cada um e em seguida fazer um check-list, apenas, com o nome dos passos e deixar dentro do item “refletir” isso facilitará a análise rápida para saber se todos os passos estão sendo seguidos e se o caminho continua o mesmo ou precisa de ajustes. Agora é a hora de colocar em prática e aumentarmos o nosso nível de produtividade, qualquer dúvida estou à disposição, deixe seu comentário, pois farei o possível para responder.

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Bons estudos! Até a próxima.